年末年始や春になると、新しい手帳がずらりとお店に並びます。
最近ではスマホなどでスケジュール管理をする人が増えていますが、ビジネスシーンではまだまだ紙の手帳が主流です。
しかも、仕事ができる人ほど、紙の手帳を活用しているって知っていましたか？
今回は、手帳を使った仕事の能率アップ方法や、紙の手帳を使うメリットなどをご紹介します！
まずは手帳の種類を把握することからスタート
手帳と一言で言っても様々なタイプが販売されていて、どれを買えばいいのか悩みます。
個人的利用のためであれば、好きなキャラクターのものを選んだり装丁で選んでも問題ないかもしれないですが、仕事用となるとそうもいきませんよね。
さらに言えば、せっかく買うなら仕事の効率化も狙いたいところです。
そこで、今回は仕事で使うならどのタイプの手帳を選べばいいのか、という点に焦点を絞りご紹介します。
仕事の内容によっても微妙におすすめのタイプが違うので、一つ一つ見ていきましょう。
感覚的に予定把握をしたい人向けにマンスリータイプ
手帳の中でもとてもシンプルな、カレンダー式のタイプがマンスリーです。
1ヶ月の予定が見開きで見られるので、月ごとに予定の全体把握がしやすいです。
ぱっと予定がわかるので、長いスパンでの案件が多い仕事の人にはおすすめです。
ただ、書き込む部分は小さいので、細かく予定を書き込むのには向いていません。
マンスリーだけのタイプであれば薄くて持ち運びしやすいものや、後半はメモ帳として使えるものもあるので、ざっと予定を確認したいだけの場合にはとてもおすすめです。
予定の詳細も欲しい人向けにレフトタイプ
1週間ごとに予定を把握しやすいタイプに、ウィークリータイプがありますが、その中でも、左側に7日分の日付欄があり、右側はメモ帳になっているレフトタイプが特におすすめです。
このタイプは、右側のフリースペースの使い方が自由なので、様々な仕事・業種の方に合います。
左側におおまかな予定を書き込み、右側のスペースに予定の詳細などの補足を書き込むと見やすいです。
細かい時間で管理したい場合には少し物足りないですが、1週間の予定を大まかに把握したい場合には使いやすい手帳です。
毎日時間に追われる人向けにバーチカルタイプ
仕事用として使う場合にかなりおすすめなのが、バーチカルタイプです。
一日の予定を縦の時間軸で書き込むことができるので、会議などが多い人には使いやすい手帳です。
また、営業職の場合にはお客さんとの打ち合わせが多くなるので、とっさに電話をしながらダブルブッキングしていないかを確認するのにはもってこいのタイプになります。
最近流行りの1日1ページタイプももちろんいいのですが、分厚くなるのでメモをたくさんするタイプの人でないと持て余してしまいます。
例えばクリエイティブな仕事をしている方であれば、アイデアをどんどん書き込めるという点でおすすめです。
また、プライベートと仕事用を分けずに使いたい、という方も使いやすいタイプになります。
自由な使い方をしたい人向けにホリゾンタルタイプ
あまり聞き慣れない名前ですが、見開きページのうち「左に4日分＋右に3日分とメモ欄」で構成されている1週間ごとの手帳です。
1日単位でのフリースペースが大きいというのが最大の特徴で、スケジュール、メモ、リスト管理、日記、レコーディングダイエットなど、かなり汎用的な使い方ができます。
また、仕事の予定が1日に複数件入るビジネスパーソンの場合、広くとられたスペースが活用しやすいと人気です。
ただし、時間単位でのスケジュール管理が少し行いづらいので、線が入ったタイプを使ったり、広さを活用して定規で上段（AM）・下段（PM）を作るなど、自分なりに工夫するとより利便性が高まります。
リスト管理や日記をつけたい人向けにボックスタイプ
1日ごとに四角いブロックで区切られている特殊な形で、ミニメモが取りやすい形になっています。
マンスリータイプもブロック形式なことがほとんどですが、ボックスタイプは1ページ1週間分で構成されている手帳の事です。
書き込む部分が多いので、ToDoリストなどの管理をしやすいほか、仕事の内容などを書き込んでおきたい方におすすめできます。
また、一言日記や今日の反省などを書きたい場合も、スペースが広い分扱いやすいでしょう。
ただ、市販の手帳の中では割と展開が少ないラインナップなので、気に入ったものを1つ見つけておくと便利です。
作業工程を管理したい人向けガントチャートタイプ
まるでエクセルで作ったような形式をしているユニークな手帳で、管理表のように使うことができます。
横軸が日付、縦軸が項目（複数）になっているので、作業や工程等の継続的な管理をする方、複数のタスクを同時進行しなければならない方に、特に便利な手帳です。
ガントチャートタイプは、これ1つで管理するというよりも他の手帳と併せて、工夫しながら使いたい種類です、
リングタイプで追加できる手帳を使用し、スケジュール管理とタスク管理を分けるとより良いでしょう。
能率アップは手帳のおかげ！でもなぜなの？
そうは言ってもスマホなどで管理したほうがわかりやすいのでは・・・と思っている方もいらっしゃるかもしれないですね。
確かに、単なるスケジュールの管理だけであればスマホで十分です。
しかし、紙の手帳を書くメリットがあるから紙の手帳はすたれることなく作られているのです！
手帳は手書きだからいい？
手帳のメリットとして挙げられる中でも一番重要な点は、手書きができるということです。
手書きすることで何がいいのかと言いますと、まず第一に、忘れにくくなるというのはかなりのメリットです。
人間、手書きをした方が忘れにくいです。
また、手帳に書き込めるスペースは限られているので、情報を整理して書き込むくせが付きます。
つまり、情報の整理整頓が得意になるので、仕事を進めていく上でもかなりこの考え方は役立ちます。
また、優先事項が何かを常に考えながら手帳に記入するようにすれば、自然とタスク管理が上達します。
手帳は、意外と開いた時にちらりと他人から見られているものです。
雑然とした手帳よりも、すっきりとまとまった手帳だとなんだか仕事ができる人！といった印象を与えられそうですよね。
見返せるのが実は便利
スマホでももちろんできますが、紙の手帳だと予定を何度も見返すことができます。
例えば過去の予定なども、ぱっと感覚で探せるのが便利です。
また、手帳に予定だけでなく目標や思いついたアイデアを書き溜めている人であれば余計に見返す時間は大事になります。
ふとした思いつきで書いたものも、後から見返すと案外とても役立つということも多いです。
しかも、目標を設定するというのは、仕事のできる人が必ず行っていることです。
一日ごとの目標、月ごと、年単位、色んな目標がありますが、一度掲げた目標を何度も目にすることで、無意識のうちに達成させるための行動を取ることに繋がります。
今すぐ真似るべき！手帳の使い方一つで仕事もはかどる！
では、具体的な仕事の能率アップに繋がる手帳の活用方法についてですが、単なるスケジュール管理だけでなく活用方法はたくさんあります。
手帳は管理に使うのがおすすめ
タスク管理はビジネスの基本です。
一番オススメなのは毎日、一日のスタート時にTO DOリストを手帳に書き込むことです。
慣れないうちは、自分がその日にしたいことを小さなことから大きなことまで、一旦全て書き込んでみましょう。
最初は、やりたいことがたくさん浮かんで、とても一日では終わらない量になってしまうこともあるかもしれません。
そんな時には、さらに優先順位を付けてみます。
最初はこのTO DOを書き出すだけでかなりの時間を要してしまうかもしれませんが、これがスムーズにできるようになるだけでもかなりの仕事の効率化をはかることができます。
逆に、仕事のタスクがあまりない日、というのも出てくるはずです。
そんな時は、普段できな自己研鑽に時間を割いてみよう、と意識がプライベートに向くというメリットがあります。
そういった意味では、バーチカルタイプの手帳を使うとより自分の管理がしやすくなります。
マンスリーだけだと、毎日予定が詰まっていてなんだか忙しい！と勘違いしやすいですが、実は一日を時間軸で見ていくとスキマ時間がたくさんあったりします。
スキマ時間を色んなことで埋められるようになると、かなりの能率アップに繋がります。
それはもちろん、全て仕事に回す必要はありません。
自分のリフレッシュの時間を作ったり、読書や趣味の時間を作るために定時で帰れるように調整もできるようになります。
手帳はむしろ夢や目標の実現のために使おう
手書きの手帳のメリットをお伝えする際にも触れましたが、手帳には夢や目標を書き込むことをおすすめします。
将来自分はこんなことをしている、こんなことができるようになっている、と言った漠然としたものでもOKです。
また、「夢リスト」と称してTO DOリストを作ったり、さらには「どんな人になりたいのか」というTO BEリスト、「何を持ちたいか」のTO HAVEリストなどもおすすめです。
さらにはTO STUDYやTO MEETといった、自分が勉強したいことや会いたい人を書き出すことも重要です。
願望を具体化すると、実現の可能性が高くなった気がしませんか？
実際、リストの項目を1つ1つクリアしていくことが、目標達成には何より大事になります。
もちろん、仕事に特化した夢や目標を書くだけでもかまいません。
しかし、ビジネス用の手帳に個人的なことはあまり書きたくない、という方も多いと思います。
そんな時は、仕事の目標や目指すべき指標などを書き込んでおくといいでしょう。
もしくは、後半にメモスペースが多いタイプの手帳であれば、その部分に記入することで他人から隠すこともできます。
マンスリーが先頭に付いているタイプであれば、普段のスケジュール管理の時には後半のメモ部分は他人から覗かれる心配もありません。
手帳は一度使い倒してみるのが得策！
手帳の使い方は人それぞれで、個人的な手帳も含めれば書き方は無限にあると思います。
ただ、たくさん書き込もうと意気込めば意気込むほど、途中で書くのを諦めてしまうという人も多いかもしれません。
仕事用の手帳であれば、予定が全く無いなんてことは無いでしょうから、まず最初は時間管理を徹底していきましょう。
そして、せめてその日のTO DOだけでも書き出すようにしてみてください。
それだけで、手帳はきっと埋まっていきます。
これを繰り返すだけでも、ある日ふと過去を振り返った時に達成感を得る事ができます。
一度、騙されたと思って手帳は使い倒してみてください。思わぬ発見がそこにはあるはずです。
